Sådan skriver du et godt brev, der bliver læst

Den bedste måde at skrive et brev på afhænger af, om det er formelt eller uformelt. Følg disse trin, når du skriver et formelt brev:

1. Venstrejuster teksten.
2. Skriv dit navn, adresse og kontaktoplysninger øverst på siden, typisk justeret i venstre eller højre side.
3. Medtag den fulde dato, hvor du skrev brevet. Skriv det på en ny linje, venstrejusteret.
4. Skriv direkte under datoen modtagerens titel, navn, firma, adresse og kontaktoplysninger.
5. Start med en formel hilsen, såsom “Kære hr. Henderson,” efterfulgt af et kolon. Du kan adressere dem med deres fulde navn eller deres efternavn. Brug “Til hvem det måtte vedrøre”, hvis du ikke ved, hvem der skal modtage brevet.
6. Skriv en kort introduktion eller åbningssætning, der angiver brevets formål.
7. Skriv selve brevet, som giver understøttende oplysninger og bør generelt være to til tre afsnit. Hvert afsnit skal gøre én klar pointe, og tonen skal være professionel.
8. Tilføj en afsluttende erklæring, der opsummerer brevets formål og giver modtageren en opfordring til handling.
9. Afslut med en gratis lukning, såsom “Med venlig hilsen KH William.”
10. Spring to linjer over, og skriv derefter dit fulde navn under den gratis lukning.
11. Brug en god kuglepen, der har en pæn og flydende skrift.

Når du skriver et uformelt brev, kan du følge disse trin:

1. Medtag datoen i øverste venstre hjørne, hvis det er nødvendigt.
2. Begynd med en uformel hilsen, f.eks. “Hej Marty,” efterfulgt af et komma.
3. Skriv en kort introduktion, hvor du forklarer, hvorfor du skriver. Du kan starte med et spørgsmål som “Hvordan har du det?”
4. Medtag så mange kropsafsnit, som du har brug for, for at give flere detaljer og personlige oplysninger.
5. Afslut med et afsluttende afsnit, der opsummerer brevets hovedformål og opfordring til handling, hvis det er relevant.
6. Medtag en uformel afslutning såsom “Tak, Hans.”
7. Tilføj et efterskrift (P.S.), hvis du vil medtage en sidste note.

Tonen i dit uformelle brev bør matche, hvordan du normalt taler til den pågældende person.

Tips til brevskrivning

For at skrive et godt brev, uanset typen, skal du følge disse forslag:

• Kend din læser

Brug en tone, der passer til den pågældende person og sprog eller terminologi, de sandsynligvis vil forstå.

• Vælg det rigtige format

Breve kan være e-mails eller papirkopier og maskinskrevne eller håndskrevne. Skriv en e-mail, hvis brevet er uformelt, eller hvis du skriver et formelt brev til en professionel kontakt, der foretrækker at kommunikere via e-mail.

Lav en papirkopi, hvis du har brug for dokumentation for dit brev. Skriv et uformelt brev i hånden for at gøre det mere personligt, men skriv altid formelle breve.

• Vær kortfattet

Angiv tydeligt din hensigt eller mål, og sørg for, at de oplysninger, du inkluderer, er nødvendige, især hvis du skriver et formelt brev. Stil dig selv spørgsmål som “hvorfor skriver jeg?” og “hvad vil jeg have af dette brev?” mens du skriver for at holde dit indhold fokuseret.

• Hold det kort

Respekter din modtagers tid ved at begrænse dit indhold til kun de vigtigste detaljer i nogle få korte afsnit.

• Skriv til læseren

Brug ord som “vi”, “vores” eller “dig”, hvis du ønsker at få et brev til at føles mere personligt.

• Læs korrektur

Læs dit brev for at finde eventuelle stavefejl eller grammatiske fejl. Du kan også få en betroet ven eller kollega til at læse den igennem til korrekturlæsning og for at identificere områder, der kan forbedres. Begge disse trin kan sikre, at dit brev er så klart og letlæseligt som muligt samt professionelt.